İş otomasyonu kurarken nereden başlanmalı?
Tekrarlanan işleri otomatikleştirmek için süreç seçimi, veri akışı, hata senaryoları ve ölçüm adımlarını sade bir çerçevede ele alın.
Otomasyon araçtan değil süreçten başlar
Bir otomasyon platformu seçip ardından ona uygun iş aramak, çoğu zaman gereksiz karmaşıklık üretir. Önce tekrar eden sürecin başlangıcı, sorumluları, karar noktaları ve beklenen çıktısı belgelenmelidir. Kararsız ve sürekli değişen bir süreci otomatikleştirmek, mevcut belirsizliği yalnızca daha hızlı hale getirir.
İlk aday; sık tekrarlanan, kuralları büyük ölçüde belli ve hata maliyeti ölçülebilen bir görev olmalıdır. Böylece otomasyonun etkisi kısa sürede görülebilir.
İyi bir ilk otomasyon adayının özellikleri
En görünür iş her zaman en doğru başlangıç olmayabilir. Küçük ancak sürekli zaman kaybettiren bir akış, büyük ve istisnalarla dolu bir süreçten daha hızlı değer üretebilir.
- Belirli bir olayla başlayan tekrarlı bir işlem olması
- Girdilerin dijital ve tutarlı biçimde alınabilmesi
- Karar kurallarının açıkça yazılabilmesi
- İstisna durumunda bir kişinin sürece dahil olabilmesi
- Öncesi ve sonrası için zaman ya da hata ölçümü yapılabilmesi
Hata ve istisnaları tasarımın parçası yapın
Otomasyonun sadece başarılı senaryosu çizilirse ilk beklenmedik veride süreç durur. Eksik alan, yinelenen kayıt, bağlantı kesintisi veya yetki sorunu gibi durumlarda sistemin ne yapacağı önceden belirlenmelidir.
Kritik işlemlerde kayıt tutma, yeniden deneme ve insan onayı mekanizmaları gerekir. Kullanıcı, işlemin hangi aşamada olduğunu ve müdahale gerekip gerekmediğini görebilmelidir.
Otomasyon sonrası ölçüm
Başarı yalnızca otomasyonun çalışması değildir. İşlem başına süre, hata oranı, tamamlanamayan kayıtlar ve ekip müdahalesi gibi göstergeler izlenmelidir. Tasarruf edilen zaman başka bir darboğaza taşınıyorsa süreç uçtan uca yeniden değerlendirilmelidir.
Küçük bir pilot, belgelenmiş kurallar ve görünür ölçümlerle başlayan otomasyonlar daha kolay büyür. Böylece yeni bağlantılar eklenirken sistemin neden kurulduğu unutulmaz.
